Significado de los libros y estados contables

Por Julio Conte- Grand (*) –

La exteriorización de las operaciones jurídicas, incluso en su dimensión económica, se encuentra regida por principios y exigencias singulares cuando versa sobre actos de comercio o son realizadas por comerciantes —es decir, personas que ejercen el comercio en forma habitual y hacen de eso su profesión, con ánimo de lucro como componente particular de la finalidad de los actos que celebran—.

Por ese motivo el ordenamiento jurídico positivo establece recaudos especiales para la forma y la prueba de esos actos en el Código Civil y Comercial.

Se trata de documentación y registros contables que obedecen a pautas de confección y resguardo propios de la actividad comercial.

Ante todo, corresponde advertir que la contabilidad es una técnica de la cual se valen y deben valerse los agentes económicos y otros terceros interesados en el funcionamiento de una empresa o cualquier otra organización que genere hechos económicos. Al registrar todo ingreso, egreso y evolución, constituye la herramienta necesaria para sistematizar la información relevante a los fines de la toma de decisiones.

Sin perjuicio de la referida trascendencia del registro de la información contable para el propio agente tomador de decisiones —con el objeto de definir, precisamente, el curso a seguir—, existe un interés general en el deber de llevar una contabilidad ordenada, que constituye el fundamento de las normas que imponen su exigencia.

Es oportuno destacar que el sistema de contabilidad se impone para beneficio particular pero sobre todo para resguardo del comercio en general y del interés social.

En términos generales, están obligados a llevar contabilidad las personas jurídicas privadas y —tengan o no personalidad jurídica— quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios.

No obstante, bien se ha dicho al respecto que no estamos, estrictamente, en presencia de una obligación, ya que no existe la posibilidad jurídica de que su cumplimiento se imponga coercitivamente; por el contrario, su incumplimiento ocasiona la pérdida de los beneficios en que puede ampararse quien lleva un sistema de contabilidad en debida forma.

La primera y fundamental condición que se impone a la obligación de llevar contabilidad es la uniformidad. Naturalmente, se exige también la veracidad de los registros. La exactitud y el orden de las registraciones son directamente proporcionales a la utilidad que pueden brindar al titular de la actividad económica y, por supuesto, a la sociedad en general.

Las normas exigen ciertos registros indispensables, puntualizados en el artículo 322 del Código Civil y Comercial, a saber: a) diario; b) inventario y balances; c) aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar; d) los que en forma especial impone este Código u otras leyes.

Según el artículo 327 del Código Civil y Comercial “en el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios (…) El registro o libro caja integra y todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema de registraciones contables integra el Diario”.

La doctrina especializada lo ha calificado como el “libro por excelencia”, y ciertamente es un documento crucial para el tráfico y las operaciones del comerciante.

Por otra parte, el inventario supone un recuento detallado de todo lo que tiene y todo lo que debe el comerciante, incluyendo la valuación de todos los bienes, derechos y deudas de que es titular.

Se ha observado que pueden ser extracontables o físicos, o contables.

El balance, por su parte, es el cuadro demostrativo de la situación patrimonial del titular de la actividad, mostrando razonablemente el estado económico y financiero de la unidad bajo análisis en un momento determinado.

La anterior descripción permite inferir que la operación de inventario, que luego se plasma en el registro respectivo, es condición previa e ineludible a los fines de la confección del balance.

A los fines de determinar su exigibilidad en cada caso, debe tenerse en cuenta la importancia y la naturaleza de las actividades que se desarrollan por el obligado a llevar contabilidad.

Se ha sostenido que estos registros, que cumplen una función integradora de la contabilidad son, en términos generales, el “libro caja”, que, como se anticipó, se considera parte integrante del diario, el “libro de documentos”, en el que se asientan los movimientos contables relativos a títulos de crédito, el “libro de vencimientos y efectos a cobrar y a pagar”, el “libro de compras y ventas”, donde se asientan dichas operaciones en forma analítica y cronológica, el “libro de movimientos de mercadería”, el “libro de gastos generales”, donde se asientan los gastos no incluidos en categorías más específicas, el “libro de ganancias y pérdidas”, así como también el “libro borrador”.

Son libros y registros especiales en la terminología del Código Civil y Comercial aquellos que de modo particular impone el Código Civil y Comercial u otras leyes que regulen el tema. Es decir que la obligación de llevar contabilidad impuesta por el Código Civil y Comercial es comprensiva también de todos aquellos registros que las leyes imponen en función de la calidad del sujeto y la naturaleza de la actividad que desarrolla.

Para su eventual utilización con fines probatorios y cuestiones centrales o colaterales a la actividad comercial, la ley exige la conservación por diez años como mínimo (artículo 328, Código Civil y Comercial): “a. los libros, contándose el plazo desde el último asiento; b. los demás registros, desde la fecha de la última anotación practicada sobre los mismos; c. los instrumentos respaldatorios, desde su fecha”.

Las leyes especiales pueden requerir un plazo superior.

Asimismo, “los herederos deben conservar los libros del causante y, en su caso, exhibirlos en la forma prevista en el artículo 331, hasta que se cumplan los plazos indicados anteriormente” (artículo 328, Código Civil y Comercial).

Los libros y registros contables coadyuvan a garantizar la transparencia del tráfico comercial, colaborar para la realización adecuada de los actos de comercio y mejorar el sistema probatorio vinculado a los negocios.

(*) Procurador General de la Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Buenos Aires


Fuente: Nuevo Mundo, edición 783 del 1 de septiembre de 2023